Van start in je aios-opleidingsdossier
Deze instructie is een generieke instructie voor aiossen die met een opleidingsdossier van Vrest werken. In grote lijnen hebben de dossiers een zelfde flow en veel overeenkomsten. Het is mogelijk, dat jouw dossier er iets anders uitziet, een andere benaming heeft en/of er andere termen gebruikt worden. In deze instructie nemen we het opleidingsdossier voor aios heelkunde als voorbeeld, omdat dit dossier veel overeenkomsten heeft met andere opleidingsdossiers van Vrest.
Wanneer je inlogt in je account zie je waarschijnlijk gelijk het dashboard van jouw dossier. Is dit niet het geval dan kun je jouw dossier terugvinden onder “mijn dossiers”. Wanneer je dit met je muis aanwijst, volgt er een dropdown-menu met daarin vermeldt de dossiers die jij in je account hebt en die je kunt selecteren. Bijvoorbeeld in het geval wanneer je ook al gewerkt met het Vrest anios-dossier.
In de blauwe balk vind je vervolgens je notificaties onder het “uitroepteken” en kun je bij de instellingen (“tandwieltje”) aangeven hoe vaak je notificaties wilt ontvangen. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld een onderbreking hebt van je opleiding. Rechts onder de blauwe balk kun je met “sterretje-plusje” je startpagina instellen. Dit slim instellen bespaart extra klikken.
Het instellen en bijhouden van je opleidingsschema
In je opleidingsdossier zit een opleidingsschema en vaak ook een stageschema. Het is belangrijk dat je dit goed instelt en bijhoudt. Hier bepaal jij of je de juiste beoordelaars kunt selecteren en dat jij zichtbaar bent voor de beoordelaars van de vakgroep van de kliniek waar jij je opleiding doet.
- Vastgesteld: dit is het actuele overzicht dat ervoor zorgt dat je de juiste beoordelaars kunt selecteren.
- Concept: wanneer je wijzigingen in het overzicht hebt aangebracht, maar nog niet hebt ondertekend blijft het als concept staan. Een concept aanmaken kan zo vaak je wil.
- Historie: alle overzichten welke je ondertekend hebt in het verleden.
Als voorbeeld zie je het aanpassen van je stageschema. Hierin houd je de diverse stages bij. Deze kun je vervolgens selecteren wanneer je een stagebeoordeling aanmaakt. Wanneer er geen schema in concept staat klik je eerst op “Vastgesteld” en daarna op de button “Concept aanmaken”. De eerste keer dat je een stageschema aanmaakt, staat het schema al in concept en kun je daar op klikken.
Je kunt de regel wijzigen door de juiste periode, kliniek en module (stage) te selecteren. Een nieuwe regel voeg je toe door op het “plusje” aan de rechterkant te klikken. Het is mogelijk, dat je in dezelfde periode op twee afdelingen werkzaam bent. Dit kun je in het periodeoverzicht aangeven en naast elkaar laten lopen, zodat je altijd de juiste beoordelaars kunt selecteren. Beide schema’s gaan uit van gemiddelden. Eventuele waarschuwingen die je boven je schema ziet hebben geen invloed op je opleidingsdossier. Wanneer het overzicht klopt klik je op de button “Ondertekenen en opslaan”.
Het instellen van je eindbeoordelend opleider
In je opleidingsschema (dus niet je stageschema) is het mogelijk een eindbeoordelend opleider te selecteren. Deze opleider heeft altijd toegang tot jouw dossier, ongeacht in welke kliniek jij je bevindt en hoe je verder je schema’s hebt ingesteld.
Het Dashboard
Vanuit het dashboard kun je via de snelnavigatie verschillende beoordelingen aanmaken. Hier vind je tevens een overzicht van de voortgang van jouw opleiding en kun je jouw persoonsgegevens beheren. Op het dashboard van sommige dossiers kun je de voortgang van bekwaamverklaringen zien. In andere dossiers ga je naar je overzichten in het tabblad “Vorderingenstaten“. Onderstaand een voorbeeld van het dashboard van de vakgroep heelkunde. Afhankelijk van de opleiding kan jouw dashboard er anders uitzien. De flow en het gebruik van je dashboard is echter gelijk.
- Hier vind je de diverse “tabbladen” die je door je opleidingsdossier leiden:
- Dashboard: de plek waar je bijna alles kunt registreren in je dossier.
- Opleidingsschema: registreer hier je opleidingsjaren en stages.
- Individuele leerdoelen (IOP): registreer en reflecteer hier op je eigen leerdoelen.
- Registraties: hier zie je een overzicht van beoordelingen, concepten, etc.. Daarnaast kun je hier cursussen en overige registraties toevoegen, verrichtingen registreren en een 360°-feedbacktraject uitzetten.
- Vorderingenstaten: hier vind je je smileymatrix, maar ook overzichten van bijvoorbeeld EPA’s, TPA’s, autorisatieschema’s en toevertrouwde handelingen, al naar gelang het type opleidingsdossier. Kortom jouw bekwaamverklaringen.
2. “Persoonsgegevens“: wijzig hier je gegevens zoals je e-mailadres, inlognaam of wachtwoord. Ook kun je hier extra persoonlijke gegevens toevoegen.
3. Vanuit de “Snelnavigatie“ kun je o.a. nieuwe beoordelingen aanvragen, verrichtingen (casusregistratie) registreren en cursussen en overige documenten uploaden.
4. Als je op de tekst van een beoordeling klikt, zie je een overzicht van deze beoordelingen. Hier zie je beoordelingen die zijn afgehandeld, in concept staan of wachten op actie/ondertekening. Wanneer je op het “plusje“ achter de beoordeling klikt start je een nieuw beoordelingsformulier.
5. “Statusoverzicht“: in dit gedeelte van het dashboard zie je de voortgang van je opleiding. Afhankelijk van je opleidingsdossier kun je hier o.a. jouw smileymatrix bekijken. Een aantal opleidingsdossiers hebben op hun dashboard het overzicht van hun behaalde EPA’s. In dit overzicht worden ook de niveaus weergegeven en de status van de EPA’s bijvoorbeeld of momenteel een EPA in behandeling is voor bijvoorbeeld een wijziging van het niveau.
6. Wanneer je op deze of een soortgelijke regel klikt, kom je rechtstreeks in het betreffende overzicht. Zoals reeds vermeld vind je dit overzicht ook onder het tabblad “Vorderingenstaten“.
Het registreren van een verrichting
Voor veel aiossen geldt dat ze hun verrichtingen, bijvoorbeeld casusregistratie, registratie van een echografie of een injectie dienen bij te houden. Hieronder zie je een voorbeeld van een verrichtingenregistratie.
Bij registratie is het belangrijk om vanuit de juiste lijst te registreren en de juiste mate van zelfstandigheid aan te geven. Tevens kun je één of meerdere supervisoren toevoegen door op het “plusje“ rechts te klikken.
Digitale handtekening
Een digitale handtekening zorgt ervoor, dat de wijziging wordt doorgevoerd in jouw dossier en jouw beoordeling wordt gevalideerd. Wanneer je een beoordeling hebt voorbereid stuur je de beoordelaar een notificatie door op de “opslaan en de ander informeren“-button te klikken. Voor je verzend krijg je de mogelijkheid een opmerking toe te voegen aan je beoordelaar in de pop-up. Zodra je de beoordeling verzonden hebt, verschijnt er een notificatie onderin het beoordelingsformulier met de datum waarop je het formulier verzonden hebt.
Een 360° feedbacktraject starten
In je a(n)ios dossier is het mogelijk om een 360° feedbacktraject te starten. In dit traject nodig je respondenten uit om feedback aan te leveren over jou functioneren. Dit mogen collega’s zijn of leden van de opleidersgroep. In sommige a(n)ios dossiers kun je de 360° feedback starten vanuit de snelnavigatie van je dasboard. In andere a(n)ios dossiers vind je het starten van een 360° feedback traject terug onder het tabblad “Registraties”.
Wanneer je geen 360° feedback traject kunt starten, dan heb je waarschijnlijk nog een lopend traject die niet is afgerond. Je zult dan eerst dit traject moeten afronden door middel van het eindverslag te (laten) tekenen.
Je kunt het traject ook laten verwijderen door de 360° feedbackbeheerder. Dit zijn doorgaans de opleider, plaatsvervangend opleider en, indien aanwezig, de opleiderssecretaris (ondersteuner) van de vakgroep. Zij kunnen vanuit het 360° beheer het traject verwijderen. Als het traject verlopen is, kunnen zij de einddatum van het traject aanpassen. Wanneer je de melding krijgt dat het starten van het traject niet mogelijk is vanuit de huidige kliniek, neem dan contact op met support@vrest.nl. Zij kunnen controleren of er al een feedbackbeheer is aangemaakt voor de kliniek / vakgroep.
Zodra je op de button “Start nieuw 360° -traject” hebt geklikt, heb je het traject gestart en kun je deze niet meer zelf verwijderen. Je zult dan per e-mail een zelfevaluatie ontvangen en kun je de respondenten uitnodigen. Wanneer je voldoende respons hebt ontvangen kun je je “Eindverslag” in het traject afronden.
Vul je persoonlijke gegevens aan in je dossier
Op het dashboard is er de mogelijkheid om je persoonlijke gegevens te wijzen en aan te vullen. Dit doe je door op het “memoblokje” naast “Persoonsgegevens” te klikken. Wijzig hier bijvoorbeeld je e-mailadres. Het is handig om een persoonlijk e-mailadres in te stellen, zodat je altijd je notificaties blijft ontvangen, ongeacht het ziekenhuis waar je in werkt. Vind je je inlognaam onhandig? Ook dat kun je hier aanpassen. Stel tenslotte ook je BIG-nummer in door op de “Haal uw BIG-nummer op uit het BIG-register” -button te klikken. Je BIG-nummer verschijnt dan automatisch in je dossier. Tot slot; personaliseer je dossier met een leuke foto! Als alles goed staat klik je op opslaan.
Heb je nog vragen?
- Telefonisch op werkdagen van 8:30 uur tot 17:00 uur: 053 851 70 51
- Per e-mail via: support@vrest.nl.
- Zou je liever een online instructie willen? Wij organiseren deze regelmatig en je kunt je hiervoor bij onze supportafdeling opgeven.