AIG Beheerdersinstructie

Beheerdersinstructie AIG

Handleiding

Bekijk de uitgebreide tutorial

Deze handleiding is opgesteld voor de OIG die betrokken zijn bij de AIG-visitatie. De AIG-visitatie is een gestructureerd evaluatieproces dat gericht is op het borgen en verbeteren van kwaliteit binnen de organisatie.

In deze instructie worden de onderdelen kort toegelicht. De nadruk ligt daarbij op het inzichtelijk maken van de functionaliteiten die het systeem biedt en hoe deze tijdens de visitatie optimaal kunnen worden ingezet.

Mijn portfolio: dit is onderverdeeld in Mijn archief en Mijn dossiers. Onder Mijn archief kun je onder andere documenten uploaden. Mijn dossiers is vaak een leeg veld, dat voornamelijk wordt gevuld wanneer je een (opleidings)dossier hebt.
Mijn rollen in andere portfolio’s: wanneer er een opleider gekoppeld is aan een kwaliteitsdossier, kun je dat via dit onderdeel terugvinden.
Mijn portefeuilles: in dit gedeelte vind je verschillende overzichten, waaronder het overzicht van de exit-evaluaties, de PDCA-verbeterplannen en het evaluatiebezoektraject.
Mijn beheer:
- 360°-beheerdossier: via dit tabblad kun je de exit-evaluaties uitzetten.
- IFMS-beheerdossier: hier kun je het kwaliteitsdossier en het evaluatiebezoekdossier uitzetten.

Kwaliteits- en evaluatiebezoekdossier

Het kwaliteits- en evaluatiedossier zijn beide te vinden onder het het tabblad ‘Mijn beheer’ en IFMS-beheerdossier. Je beginscherm is altijd het scherm met de diverse tabbladen.

Notificaties en reminders: dit zijn e-mails die vanuit het systeem worden verstuurd. Je kunt de voorbeeldteksten aanpassen en zo vaak wijzigen als nodig. Het is verstandig om je contactgegevens op te nemen in deze notificaties voor het geval de ontvanger vragen heeft. Je kunt niet alleen de inhoud bewerken, maar ook het uiterlijk aanpassen, zoals kleuren en lettertypes. Let op: de tekst tussen de accolades {.....} zijn automatische velden en worden opgehaald door ons systeem. Onderaan de notificatie kun je met de knop Voorvertoning bekijken hoe het bericht eruitziet voor de ontvanger. Is de tekst naar wens? Klik dan op Opslaan om de wijziging definitief te maken..
Instellingen: in dit onderdeel kun je de aanduidingen en andere standaardinstellingen aanpassen.
Opleidingen: via deze optie kun je een opleiding toevoegen. Je doet dit voordat je een kwaliteits- of evaluatiebezoekdossier kunt aanmaken. Deze is vervolgens weer te selecteren bij het aanmaken van een kwaliteit- en evaluatiebezoekdossier.
Kwaliteitsdossiers: op deze plek kun je een nieuw kwaliteitsdossier uitzetten en heb je inzage in de aangemaakte, lopende, verlopen en afgeronde dossiers.
Evaluatiebezoekdossier: met deze functie kun je een evaluatiebezoekdossier uitzetten en krijg je toegang tot de lopende, verlopen en afgeronde dossiers.
Overzichten: via dit menu kun je diverse overzichten uitdraaien van bijvoorbeeld de portefeuillehouders en OIG.

Kwaliteitsdossier

Het kwaliteitsdossier geeft jaarlijks inzicht in de kwaliteit van de opleiding binnen het ziekenhuis. Alle belangrijke formulieren en documenten met betrekking tot de kwaliteit van de opleiding worden hierin geüpload. De beheerder kan het kwaliteitsdossier uitzetten (activeren).

Acties
- Hier maak je een nieuw kwaliteitsdossier aan door op "Nieuw" te klikken.
  - De opleider is de portefeuillehouder en is verantwoordelijk voor het uploaden van de benodigde stukken. De plaatsvervangend opleider krijgt de rol van dossierlezer. Deze kan het dossier inzien, maar geen wijzigingen aanbrengen.
  - De OIG controleert de geüploade documenten op volledigheid.
- Wanneer er een weigering wordt gedaan, zal het dossier uit de aangemaakte dossiers verdwijnen en kun je deze vinden bij "Weigeringen in kwaliteitsdossier". Je kunt vanuit hier de weigering weer ongedaan maken.
- Wanneer je een dossier hebt afgebroken, komt het terecht bij "Afgebroken kwaliteitsdossiers". Vanuit hier kun je het dossier opnieuw activeren. Let op! Zodra je een dossier afbreekt, verdwijnt het dossier ook uit het account van de opleider en OIG.
Openstaande dossiers. Alle lopende kwaliteitsdossiers horen bij deze kolom.
- 1. Aangemaakte dossiers: wanneer een kwaliteitsdossier is aangemaakt, wordt een uitnodiging verstuurd naar de portefeuillehouder met het verzoek het dossier te accepteren. Het dossier komt dan bij de aangemaakte dossiers te staan. Zodra de portefeuillehouder en het OIG het dossier hebben geaccepteerd, wordt het traject lopend en is het dossier zichtbaar in het account van de portefeuillehouder. Bij de aangemaakte dossiers is het mogelijk de portefeuillehouder een herinnering te sturen om het dossier te accepteren. Dit doe je in de onderste kolom van je overzicht in "Aangemaakte kwaliteitsdossiers" door op het witte vakje onder "Herinner" te klikken.
- 2. Lopende dossiers: Actieve dossiers waarin je als beheerder het meeste werk doet: controleren, notities maken, formulieren controleren op afhandeling en het dossier indien nodig verlengen. Een afbeelding met de diverse functies en uitleg zie je in het hoofdstuk Uitleg overzicht "Lopende dossiers".
- 3. Verlopen dossiers: wanneer de einddatum is verlopen, verdwijnt het dossier uit de lopende dossiers en komt het dossier bij de "Verlopen kwaliteitsdossiers" te staan. Wanneer een dossier verlopen is, kan deze niet meer door de portefeuillehouder of OIG worden afgehandeld. Je zult dan eerst bij "Verlopen kwaliteitsdossiers" het dossier moeten verlengen door op het "verlengen symbool" vooraan de regel van het overzicht te klikken.

4. Alle openstaande dossiers: hier zie je een overzicht van alle openstaande kwaliteitsdossiers. Zowel de aangemaakte, de lopende en verlopen dossiers.

3. Archief: hier zie je alle kwaliteitsdossiers die zijn afgerond

Uitleg overzicht "Lopende kwaliteitsdossiers"

Onderstaande afbeelding laat zien welke functionaliteiten voor de beheerder van belang zijn.

"Memoblok": hier kun je de datum aanpassen, naam OIG, dossierlezer of een notitie invoeren. De opmerkingen in dit memoblok is alleen te lezen voor de beheerder en niet voor de portefeuillehouder, dossierlezer of OIG.
"Prullenbak": door hierop te klikken verwijder je het dossier uit het account van de portefeuillehouder en verplaats je deze naar de "Afgebroken dossiers".
"Klok": door op de klok te klikken verleng je de einddatum van het dossier met twee weken.
"Form": wanneer je hierop klikt zie je een overzicht van de formulieren die al of niet door de portefeuillehouder en OIG zijn afgehandeld.

Evaluatiebezoekdossier

Één keer in de vijf jaar vindt er een evaluatiebezoek plaats aan de opleiding. Dit bezoek wordt georganiseerd door de Opleiding Internationale Geneeskunde (OIG) en vormt een belangrijk onderdeel van de kwaliteitsbewaking van de opleiding. Ter voorbereiding op dit bezoek wordt een evaluatiebezoekdossier opgesteld. Tijdens het evaluatiebezoek voert de OIG gesprekken met verschillende betrokkenen, zoals aiossen, opleiders en eventueel andere stafleden. Soms vraagt de OIG ook om een rondleiding over de afdeling, om zo een compleet beeld te krijgen van de leeromgeving.

Op basis van het bezoek stelt de OIG een kwaliteitsrapportage op. Deze rapportage wordt vervolgens opgenomen in het PDCA-dossier, waarbinnen de opleiding haar kwaliteitscyclus vastlegt (Plan, Do, Check, Act).

De beheerder kan een evaluatiebezoekdossier uitzetten. De werkwijze voor het uitzetten van een evaluatiebezoekdossier komt overeen met het uitzetten van een kwaliteitsdossier, daarom is de beschrijving hieronder beknopter.

Acties:
- Hier maak je een nieuw evaluatiebezoekdossier aan door op "Nieuw" te klikken.
Openstaande dossiers: alle lopende evaluatiebezoekdossiers horen bij deze kolom.
- Lopende dossiers: bij de "Lopende evaluatiebezoekdossiers" kun je de dossiers controleren, notities maken, formulieren controleren op afhandeling en het dossier indien nodig verlengen. Kortom als beheerder zul je veel acties beheren vanuit de lopende dossiers. Een afbeelding met de diverse functies en uitleg zie je in het hoofdstuk: Uitleg overzicht "Lopende dossiers".
- Verlopen dossiers: wanneer de einddatum is verlopen, verdwijnt het dossier uit de lopende dossiers en komt het dossier bij de "Verlopen evaluatiebezoekdossiers" te staan. Wanneer een dossier verlopen is, kan deze niet meer door de portefeuillehouder of OIG worden afgehandeld. Je zult dan eerst bij "Verlopen evaluatiebezoekdossiers" het dossier moeten verlengen door op het "verlengen symbool" vooraan de regel van het overzicht te klikken.
Archief: hier zie je alle evaluatiebezoekdossiers die zijn afgerond

Exit-evaluaties

De Exit-evaluatie is het afsluitende onderdeel van de opleiding AIG. Deze evaluatie vindt plaats nadat de aios het laatste onderdeel van de opleiding - de buitenlandstage - succesvol heeft afgerond. Met de Exit-evaluatie wordt gereflecteerd op kwaliteit van de opleiding en opleider zelf. De feedback die hieruit voortkomt, is waardevol voor het verbeteren van de opleiding en het waarborgen van de kwaliteit.

De Exit-evaluatie wordt uitgezet door de beheerder en is te vinden bij het 360-beheerdossier onder het tabblad “mijn beheer”. Je kunt daarna het dossier aanklikken.

1. Notificaties en reminders. Voordat je een exit-evaluatie uitzet, is het verstandig om eerst je 'Notificaties en reminders' aan te passen en/of te controleren. Bij het eerste gebruik binnen je organisatie staan hier onze standaard notificatieteksen. Hier breng je wijzigingen aan om de ontvanger van deze notificatie duidelijk te maken dat deze e-mail afkomstig is van de vakgroep en de kliniek. Het aanpassen van een notificatie doe je door te klikken op ‘bewerken’ achter het desbetreffende formulier. Je kunt daarna de tekst aanpassen. Let hierbij op dat je de automatische velden (tekst tussen accolades) niet aanpast. De automatische velden zorgen ervoor dat de bijbehorende informatie uit het systeem wordt gehaald. Na het aanpassen van het bericht zie je rechtsonder twee knoppen: 'opslaan' en 'voorvertoning'. Met opslaan sla je de wijzigingen op. De voorvertoning geeft enkel een weergave van hoe het bericht verstuurd wordt. Elke aanpassing die je hier doet, heeft effect op de nog te versturen notificaties

2. Instellingen. Hier beheer je de instellingen die van toepassing zijn op jouw exit-evaluaties van de vakgroep in jouw organisatie. Je kan hier de termijn aangeven wanneer de eerste- en tweede herinnering verstuurd worden en ook de standaardduur van een exit-evaluatie. Het is verstandig om de standaardduur van een evaluatie ruim te nemen, zodat de aios voldoende tijd krijgt om het traject af te ronden.

Het starten en beheren van een exit-evaluatie

3. Dossiers. het belangrijkste tabblad is 'Dossiers'. Hier kun je de exit-evaluaties starten en beheren op de volgende manier:

1. Acties. Het starten van een evaluatie doe je door op 'nieuw' te klikken.

Vervolgens kun je een opleider uit de lijst en een startdatum selecteren. Mocht een opleider niet te selecteren zijn voor een evaluatie (naam staat in het grijs), dan komt dit doordat deze al een lopende evaluatie heeft. Er kan maar één lopende evaluatie tegelijkertijd zijn. Deze evaluatie zal dan eerst afgerond of verwijderd moeten worden.

Zodra je op opslaan hebt geklikt, wordt direct de notificatie voor het invullen van de zelfevaluatie verstuurd.

2. Openstaande dossiers. Zodra je een evaluatie hebt gestart, komt deze bij de lopende trajecten te staan.

Als beheerder kun je de volgende acties doen in een lopend traject:

Evaluatie verwijderen. Mochten evaluaties verwijderd moeten worden, dan kan dit door op het prullenbakje te klikken. Na het verwijderen van een evaluatie komt deze bij de afgebroken trajecten te staan. Vanuit hier kan je ze definitief verwijderen of het traject weer terugzetten naar de lopende trajecten.
De einddatum van een evaluatie aanpassen. Als een einddatum verstreken is, dan kan een aios geen respons meer invullen. Als beheerder heb je de rechten om een einddatum te verlengen. Dit kan je doen door op het notitieblokje te klikken.
Status eindverslag. Hier kan je controleren wat de status is van het eindverslag.
Beheren van de respons. Hier kan je de respondenten uitnodigen. Hieronder vallen alle aiossen die hun buitenland periode hebben afgerond. Je kan ze uitnodigen uit de bestaande dropdownlijst of via de knop ‘Nieuwe respondent invoeren’ mochten deze niet in de lijst staan

3. Archief. De zelfevaluatie wordt opgenomen in de ‘rapportage exit evaluatie opleidingsplaats'. Zodra het verslag is geaccordeerd door de beoordelaar, krijgt de evaluatie de status afgerond. Het traject komt dan bij de afgeronde trajecten te staan.

Overzichten van exit-evaluaties en PDCA-verbeterplannen

Onder het tabblad ‘Mijn portefeuilles’ zijn overzichten te genereren van de exit-evaluaties en PDCA-verbeterplannen.

Exit-evaluaties:

Wanneer je klikt op overzicht Exit-evaluaties, dan kom je eerst in een info-scherm uit. Naast het tabblad info staat het tabblad ‘Overzichten’. Als je hierop klikt, dan zie je de exit-evaluaties per periode weergegeven. Hierbij kan je filteren op een periode of vakgroep.

Wil je als beheerder weten wie allemaal het PDCA-dossier hebben gekregen? Kijk dan onder het tabblad ‘mijn rollen in andere portfolio’s naar OIG PDCA-dossiers

Je ziet dan alle actuele dossiers. Wil je kijken in het dossier van deze opleider? Klik dan op de naam. Door daarna te klikken op het tabblad PDCA-formulieren, kan je alle formulieren van deze opleider inzien.

Ook is onder het tabblad ‘mijn rollen in andere portfolio’s terug te zien aan welk kwaliteitsdossier het OIG gekoppeld is

Wil je weten aan welk evaluatiebezoekdossier het OIG gekoppeld is? Kijk dan onder het tabblad ‘Mijn rollen in andere portfolio’s’.

Heb je nog vragen?

Hiermee is de algemene instructie aan zijn eind, dus hopelijk ben je hiermee goed voorbereid.

Mocht je toch nog vragen hebben over bepaalde dingen, dan is onze support snel te vinden.

Telefonisch op werkdagen van 8:30 uur tot 17:00 uur: 053 851 70 51.
Per e-mail via: support@vrest.nl.
Zou je liever een online instructie willen? Wij organiseren deze regelmatig en je kunt je hiervoor bij onze supportafdeling opgeven.